peralatan kantor

LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

            Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain.

            Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi

            Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut:

1. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal.
2. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif.
3. Harga semua barang dan katalog pemasok barang.
4. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan.
5. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional.
6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan.
7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli.
8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor

            Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

            Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. Aturannya, furnitur dibeli bukan disewa, karena digunakan dalam waktu lama. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. Jika tepat, furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai, mengurangi biaya produksi, dan mempertahankan pegawai yang efisien.

            Meja Kerja. Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja, sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data.

            Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri, perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. Setiap ruang kantor, departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam.

            Jenis Meja Kerja. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk, ukuran dan model, (2) berdasarkan fungsi. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2.

            Furnitur Modular. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan, permukaan, dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Dapat dilihat pada gambar 5-3, 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%, membuat ruangan lebih nyaman, dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku, arsip dan penyekat.

            Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L, permukaan datar, tanpa ruang penyimpanan dibawah, yang menempel pada sudut kanan meja. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4, tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien.  (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4).

            Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Susunan lain juga dimungkinkan, sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang.

            Meja. Meja merupakan pengganti meja kantor, sebagai tempat pemberkasan, sebagai sarana rapat, dan sebagai tempat penyimpanan. Untuk banyak kantor, penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai.

            Di banyak perusahaan, dimana eksekutif bekerja dalam kelompok, tersedi meja rapat yang besar. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor, dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar.

            Jenis meja lain juga tersedia. Misalnya tempat mesin tik, kalkulator dan mesin lainnya, meja resepsionis, meja rapat, atau meja pelengkap meja kerja.

            Kursi. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi, untuk kenyamanan fisik pegawai. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja.

            Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Posisi duduk yang salah bukan karena postur, tetapi salah penempatan kursi dan meja.

            Semua kursi kantor, harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jika bagian sandaran ada pernya, maka dapat disesuaikan. Jika pegawai harus menunduk, maka harus ada sandaran tangan di kursi. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja, tidak perlu sandaran tangan. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen, sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar.

            Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya.

            Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut:

1. Kursi eksekutif, disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif, atau dapat diputar, berwarna hitam dan ramping.
2. Kursi postur stenografer, dengan atau tanpa putaran.
3. Kursi prostur juru tulis, dengan atau tanpa putaran, dengan atau tanpa sandaran tangan.
4. Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian.

Furnitur dan Aksesori Lain. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja, meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak), sumber finansial, dan selera manajemen. Sering dilakukan penambahan sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja.

Prinsip Seleksi Furnitur. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria khusus. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor:

1. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor – yang mempengaruhi volume, akurasi dan moral pegawai.
2. Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis.
3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri, kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama.
4. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
5. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan.
6. Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan.
7. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan alasannya.
8. Alternatif antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. Untuk daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif.
9. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional.

Peralatan Kantor

            Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor.

            Mesin kantor merupakan mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy, atau komputer. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Selain jenis dan merek peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat.

            Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan, yang dibahas di Bab2, yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan.

            Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan, kriteria berikut dapat membantu:

1. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Untuk pekerjaan monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.
2. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
3. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan.
4. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi.
5. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan.
6. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi.
7. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompleksitas proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.
8. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan.
9. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Jika peralatan rusak, akan menambah biaya operasional.
10. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional, pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi); ringan (dapat digunakan di berbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru).
11. Sebelum membeli atau menyewa, peralatan harus diuji coba di kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama, seperti yang telah dibahas di bab 2.
12. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Dengan melakukan standardisasi ukuran, gaya dan merek, maka dapat:
    1. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak.
    2. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama.
    3. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis.
    4. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis.
    5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
    6. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin.
    7. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.

PENGADAAN

            Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama, lebih sering dibeli daripada disewa. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor, yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan, pemeliharaan, penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat.

            Meski banyak peralatan kantor yang dibeli, tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Dalam beberapa tahun terakhir, sewa banyak diminati.

            Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. Dalam sewa (leasing), waktu yang diberikan lebih lama dari rental, dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. Selama masa sewa, peralatan tetap menjadi hak pemilik aset, dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir.

            Semua jenis mesin dan peralatan kantor, seperti peralatan kantor, data elektronik dan alat reprografis, dapat disewa. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer, mesin absensi, dan pemindaian optik. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data, manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa.

            Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya, dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan.

            Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik, dari penyedia peralatan kantor lokal, dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan, dari organisasi perbankan, perusahaan asuransi, dana pensiun, perusahaan finansial, dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa.

Jenis Perjanjian Sewa

            Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat, sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek, (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui, (3) jangka panjang yang dapat dibeli, (4) dapat disewakan kembali. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut.

            Sewa Jangka Pendek. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan, seperti mesin tik dan kalkulator, saat beban kerja tinggi, seperti inventarisasi akhir tahun. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana.

            Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Sewa ini dapat menggunakan 75 – 80 % masa guna peralatan. Rata-rata masa sewa adalah 3 – 5 tahun. Pada akhir masa sewa, dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. Selama masa guna, harga sewa ditambah dengan biaya lainnya.

            Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Sama dengan di atas, kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Pengguna dapat menambah peralatan, tanpa tambahan biaya, selama masa sewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru, maka ketinggalan jaman dapat dihindari.

            Berdasarkan peraturan pajak pendapatan, sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan, sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak, pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak.

            Dapat disewakan kembali. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan, menjualnya pada penyewa, dan kemudian disewakan kembali. Sehingga, perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat.

Keuntungan Sewa

            Keuntungan sewa adalah:

1. Modal kerja mengalir setiap hari. Di banyak sewa, tidak diperlukan uang muka. Di tempat sewa lain, uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi.
2. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. Saat inflasi, jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi, dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang.
3. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip, yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. Misalnya, sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan.
4. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Pada sewa jangka panjang, jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Misalnya, sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel, sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo.
5. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Misalnya, sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru, terutama pada saat tingkat bunga tinggi. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged, yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. Dalam sewa leveraged, pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi, dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %.
6. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus, perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Dalam banyak kasus, peralatan dapat diganti selama masa sewa, dan selama periode sewa, perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi.
7. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Dalam beberapa kontrak sewa, upaya membeli peralatan pada masa sewa, dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan, sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. Umumnya, jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu, meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar, terutama dimasa depresiasi. Namun, pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa, sebagai pemilik peralatan, dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya.
8. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa, dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan.

Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan

            Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan, maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa:

1. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari, maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi, periode keuntungan, BEP sewa-beli, arus masuk diskonto, dan present value.
2. Ketinggalan jaman. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi, memutuskan untuk menyewa.
3. Masa pakai peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Untuk meramal masa depan, staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan, produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru.
4. Biaya pokok. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan, seperti komputer. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Misalnya, jika peralatan rusak selama beberapa jam, apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik?
5. Layanan pemeliharaan. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan – pencegahan dan perbaikan – yang disediakan penyewa atau penjual. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan, harus ditentukan.
6. Penyusutan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli, penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Adanya pasar barang bekas, perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya.
7. Biaya bunga. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana.

Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan, konsultan independen, dan berbagai penyewa, seperti pabrik, yang akan memberikan analisa beli dan sewa.

PEMELIHARAAN

            Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada peralatan cadangan.

            Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan, layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut:

1. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan.
2. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan.
3. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak.

Kontrak Layanan

            Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan, memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan, penggantian, pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. Dengan kontrak layanan, perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Sedangkan dengan kontrak, hanya membayar iuran tahunan. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian.

            Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor, mesin tik diperiksa setahun sekali, dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam.

            Dalam memelihara mesin tik, beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. Dengan biaya tetap, perusahaan layanan memeriksa, membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala.

Departemen Layanan Internal

            Untuk memelihara pegawai layanan sendiri, harus perusahaan besar. Karena harus memberikan gaji yang tinggi, banyaknya biaya tak terduga, biaya pelatihan pegawai, dan biaya untuk menyediakan ruang kerja.

            Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi, maka pemeliharaannya sangat penting. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. Jika ada banyak mesin tik, maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik.

Layanan Per-Panggilan