Rabu, 14 Desember 2011

pengertian sekertaris

Definisi/Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris menurut Prayudi Atmosudirjo adalah “Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu Secretum yang berati rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan Secretarium atau Secretarius. Dalam bahasa Inggris disebut Secretary (1982:3).
Seorang Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris. Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “ (1988:58).
Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

sekretaris

Sekretaris

Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli:
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3, hal 1142.
Sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.
(Drs. Sutanto, 1992: 1-2)
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:
“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (Drs. Sutarto, 1992: 2).
Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah:
1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.
2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
4. Sebuah meja dan rak buku diatasnya.
(Drs. Sutarto, 1992: 2)
Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal, sekretaris adalah:
“Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu–tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.” (Drs. Sutarto, 1992:3)
Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.
Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
(Waworuntu, 1995: 62-63)
Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.

peralatan kantor



LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

            Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain.
            Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi
            Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut:
  1. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal.
  2. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif.
  3. Harga semua barang dan katalog pemasok barang.
  4. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan.
  5. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional.
  6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan.
  7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli.
  8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor
            Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.
            Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. Aturannya, furnitur dibeli bukan disewa, karena digunakan dalam waktu lama. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. Jika tepat, furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai, mengurangi biaya produksi, dan mempertahankan pegawai yang efisien.
            Meja Kerja. Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja, sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data.
            Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri, perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. Setiap ruang kantor, departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam.
            Jenis Meja Kerja. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk, ukuran dan model, (2) berdasarkan fungsi. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2.
            Furnitur Modular. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan, permukaan, dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Dapat dilihat pada gambar 5-3, 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%, membuat ruangan lebih nyaman, dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku, arsip dan penyekat.
            Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L, permukaan datar, tanpa ruang penyimpanan dibawah, yang menempel pada sudut kanan meja. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4, tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien.  (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4).
            Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Susunan lain juga dimungkinkan, sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang.
            Meja. Meja merupakan pengganti meja kantor, sebagai tempat pemberkasan, sebagai sarana rapat, dan sebagai tempat penyimpanan. Untuk banyak kantor, penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai.
            Di banyak perusahaan, dimana eksekutif bekerja dalam kelompok, tersedi meja rapat yang besar. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor, dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar.
            Jenis meja lain juga tersedia. Misalnya tempat mesin tik, kalkulator dan mesin lainnya, meja resepsionis, meja rapat, atau meja pelengkap meja kerja.
            Kursi. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi, untuk kenyamanan fisik pegawai. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja.
            Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Posisi duduk yang salah bukan karena postur, tetapi salah penempatan kursi dan meja.
            Semua kursi kantor, harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jika bagian sandaran ada pernya, maka dapat disesuaikan. Jika pegawai harus menunduk, maka harus ada sandaran tangan di kursi. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja, tidak perlu sandaran tangan. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen, sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar.
            Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya.
            Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut:
  1. Kursi eksekutif, disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif, atau dapat diputar, berwarna hitam dan ramping.
  2. Kursi postur stenografer, dengan atau tanpa putaran.
  3. Kursi prostur juru tulis, dengan atau tanpa putaran, dengan atau tanpa sandaran tangan.
  4. Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian.

Furnitur dan Aksesori Lain. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja, meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak), sumber finansial, dan selera manajemen. Sering dilakukan penambahan sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja.
Prinsip Seleksi Furnitur. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria khusus. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor:
  1. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor – yang mempengaruhi volume, akurasi dan moral pegawai.
  2. Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis.
  3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri, kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama.
  4. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
  5. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan.
  6. Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan.
  7. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan alasannya.
  8. Alternatif antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. Untuk daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif.
  9. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional.

Peralatan Kantor
            Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor.
            Mesin kantor merupakan mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy, atau komputer. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Selain jenis dan merek peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat.
            Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan, yang dibahas di Bab2, yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan.
            Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan, kriteria berikut dapat membantu:
  1. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Untuk pekerjaan monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.
  2. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
  3. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan.
  4. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi.
  5. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan.
  6. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi.
  7. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompleksitas proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.
  8. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan.
  9. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Jika peralatan rusak, akan menambah biaya operasional.
  10. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional, pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi); ringan (dapat digunakan di berbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru).
  11. Sebelum membeli atau menyewa, peralatan harus diuji coba di kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama, seperti yang telah dibahas di bab 2.
  12. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Dengan melakukan standardisasi ukuran, gaya dan merek, maka dapat:
    1. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak.
    2. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama.
    3. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis.
    4. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis.
    5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
    6. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin.
    7. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.

PENGADAAN
            Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama, lebih sering dibeli daripada disewa. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor, yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan, pemeliharaan, penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat.
            Meski banyak peralatan kantor yang dibeli, tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Dalam beberapa tahun terakhir, sewa banyak diminati.
            Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. Dalam sewa (leasing), waktu yang diberikan lebih lama dari rental, dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. Selama masa sewa, peralatan tetap menjadi hak pemilik aset, dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir.
            Semua jenis mesin dan peralatan kantor, seperti peralatan kantor, data elektronik dan alat reprografis, dapat disewa. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer, mesin absensi, dan pemindaian optik. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data, manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa.
            Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya, dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan.
            Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik, dari penyedia peralatan kantor lokal, dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan, dari organisasi perbankan, perusahaan asuransi, dana pensiun, perusahaan finansial, dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa.

Jenis Perjanjian Sewa
            Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat, sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek, (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui, (3) jangka panjang yang dapat dibeli, (4) dapat disewakan kembali. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut.
            Sewa Jangka Pendek. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan, seperti mesin tik dan kalkulator, saat beban kerja tinggi, seperti inventarisasi akhir tahun. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana.
            Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Sewa ini dapat menggunakan 75 – 80 % masa guna peralatan. Rata-rata masa sewa adalah 3 – 5 tahun. Pada akhir masa sewa, dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. Selama masa guna, harga sewa ditambah dengan biaya lainnya.
            Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Sama dengan di atas, kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Pengguna dapat menambah peralatan, tanpa tambahan biaya, selama masa sewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru, maka ketinggalan jaman dapat dihindari.
            Berdasarkan peraturan pajak pendapatan, sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan, sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak, pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak.
            Dapat disewakan kembali. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan, menjualnya pada penyewa, dan kemudian disewakan kembali. Sehingga, perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat.

Keuntungan Sewa
            Keuntungan sewa adalah:
  1. Modal kerja mengalir setiap hari. Di banyak sewa, tidak diperlukan uang muka. Di tempat sewa lain, uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi.
  2. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. Saat inflasi, jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi, dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang.
  3. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip, yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. Misalnya, sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan.
  4. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Pada sewa jangka panjang, jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Misalnya, sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel, sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo.
  5. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Misalnya, sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru, terutama pada saat tingkat bunga tinggi. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged, yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. Dalam sewa leveraged, pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi, dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %.
  6. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus, perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Dalam banyak kasus, peralatan dapat diganti selama masa sewa, dan selama periode sewa, perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi.
  7. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Dalam beberapa kontrak sewa, upaya membeli peralatan pada masa sewa, dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan, sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. Umumnya, jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu, meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar, terutama dimasa depresiasi. Namun, pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa, sebagai pemilik peralatan, dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya.
  8. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa, dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan.

Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan
            Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan, maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa:
  1. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari, maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi, periode keuntungan, BEP sewa-beli, arus masuk diskonto, dan present value.
  2. Ketinggalan jaman. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi, memutuskan untuk menyewa.
  3. Masa pakai peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Untuk meramal masa depan, staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan, produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru.
  4. Biaya pokok. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan, seperti komputer. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Misalnya, jika peralatan rusak selama beberapa jam, apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik?
  5. Layanan pemeliharaan. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan – pencegahan dan perbaikan – yang disediakan penyewa atau penjual. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan, harus ditentukan.
  6. Penyusutan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli, penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Adanya pasar barang bekas, perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya.
  7. Biaya bunga. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana.

Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan, konsultan independen, dan berbagai penyewa, seperti pabrik, yang akan memberikan analisa beli dan sewa.

PEMELIHARAAN
            Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada peralatan cadangan.
            Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan, layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut:
  1. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan.
  2. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan.
  3. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak.

Kontrak Layanan
            Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan, memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan, penggantian, pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. Dengan kontrak layanan, perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Sedangkan dengan kontrak, hanya membayar iuran tahunan. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian.
            Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor, mesin tik diperiksa setahun sekali, dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam.
            Dalam memelihara mesin tik, beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. Dengan biaya tetap, perusahaan layanan memeriksa, membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala.

Departemen Layanan Internal
            Untuk memelihara pegawai layanan sendiri, harus perusahaan besar. Karena harus memberikan gaji yang tinggi, banyaknya biaya tak terduga, biaya pelatihan pegawai, dan biaya untuk menyediakan ruang kerja.
            Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi, maka pemeliharaannya sangat penting. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. Jika ada banyak mesin tik, maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik.

Layanan Per-Panggilan

sistem kearsipan di indonesia

PDF Print E-mail


Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12).
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.

Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.

Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.

Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.

Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.

Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.

Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi­segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistem­sistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.

Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.

B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah

Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.

Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah.

Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.

Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.

Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.

Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.

D. Daftar Pustaka
ANRI, "Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda", Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan ANRI, 1991.
Ricks, Betty R., et al., Information and Image Management: A Records Systems Approach, Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co., 1992.
Schellenberg, T.R., Modern Records : Principles Techniques, Melbourne: F.W. Chesire, 1956.
Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee and Dexter R Schubert, Records Management: Integrated Information Systems, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1992.
UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah

sistem kearsipan

SISTEM KEARSIPAN

SISTEM – SISTEM PENGARSIPAN
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat diperlukan.
Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.
B. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau teknik-teknik pengarsipan yang baik. Dan juga, tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis, yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “Manajemen Kesekretariatan”.
II. Pembahasan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
III. Penutup
A. Kesimpulan
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.

administrasi perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat
dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.
1
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan
baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;
Pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai
ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-
prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai
kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.
C. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).